Servicios y Contratos · Cotización y rentabilidad de servicios

El margen real de cada servicio, antes de enviar la cotización.

OpenBusiness costea cada cotización, ejecuta cada servicio como una orden con consumo real de insumos y horas, recibe el costo real de la nómina (propia o de terceros) y muestra la rentabilidad de cada proyecto, sitio, cliente y mes. Todo ocurre sobre el mismo inventario, la misma contabilidad y la misma facturación electrónica: el margen que ve la gerencia es el mismo que cuadra el contador.

Pensado para empresas de aseo, facility y servicios temporales, cubre sus dos líneas de negocio: los contratos recurrentes de personal por sitio y los servicios especiales puntuales, como lavado de fachadas, salones sociales, tanques o limpieza post-obra.

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Cotización · ejemplo ilustrativo Semáforo de margen

Línea	Costo	Precio	Margen
Operario de aseo · 176 h/mesTarifa del cargo · vigencia del mes	2.318.400	3.480.000	33,4 %
Receta «Baños alto tráfico» × 30Insumos al costo promedio del inventario	386.200	520.000	25,7 %
Lavado de fachada · 420 m²Tasa de producción 35 m²/h · subcontrato	1.640.000	1.980.000	17,2 %

Costo total4.344.600

Utilidad bruta1.635.400

Margen27,3 %

Sobre el objetivo (35 %)Entre mínimo y objetivoBajo el mínimo (25 %) · requiere aprobación

Equipo de aseo en un lobby corporativo; la supervisora revisa la orden en una tableta

Un solo número

El margen que ve la gerencia es el mismo que cuadra el contador.

Cotización, orden de servicio, inventario, nómina y factura electrónica sobre el mismo dato. Sin dobles conteos ni hojas de cálculo paralelas.

Beneficios

Lo que cambia cuando el costo y el margen viven en el mismo sistema.

01Cotice con la rentabilidad a la vista

Cada línea muestra costo, precio y margen; ninguna cotización bajo el margen mínimo sale sin aprobación.

02Pague solo lo que consumió

Lo que no se usa en el servicio vuelve al inventario y se resta del costo del proyecto.

03Conozca el margen real, no el supuesto

Lo cotizado se compara con las horas, los insumos y la nómina reales de cada orden.

04Proteja el margen de sus contratos de personal

Horas y costos por sitio, mes a mes, con alertas antes de que el sobrecosto se coma la utilidad.

05Facture sin reprocesos

Prefactura conciliada, anexo por trabajador y AIU calculado según la norma.

06Un solo número para gerencia y contabilidad

Sin dobles conteos ni hojas de cálculo paralelas.

Sin cobro por operario ni por sitio

Su personal en campo no consume licencias.

De la cotización a la utilidad, en un solo ciclo.

Cada paso deja su asiento en la misma transacción. No hay integración que mantener.

Cotización

Tarifas por cargo, recetas y tasas de producción. Semáforo de margen y aprobación bajo mínimo.

Orden de servicio

Presupuesto, precio pactado, sitio, responsable y centro de costo en un clic.

Consumo real

Insumos despachados menos devueltos, horas desde fichajes, nómina importada.

Prefactura y factura DIAN

Anexo por trabajador, AIU, precio fijo o por consumo real.

Rentabilidad

Por orden, cliente, contrato, responsable y mes. Cuadra con contabilidad.

01 · Cotizar

Cotice con margen, no a ciegas

Costo, precio y margen por línea, con el origen de cada costo y un resumen con semáforo frente al mínimo y al objetivo que usted define.

✓Costo, precio y margen por línea: costo promedio del inventario para productos, tarifa del cargo para mano de obra y costo estándar para servicios sin inventario. Cada costo indica su origen y queda congelado en la cotización.
✓Resumen con semáforo: costo total, utilidad bruta y margen frente al mínimo y al objetivo que usted define por empresa, tipo de servicio o cliente.
✓Precio sugerido por línea o para toda la cotización, desde el margen objetivo o con markups distintos para mano de obra, insumos, equipo y subcontratos.
✓Aprobación bajo margen mínimo: el responsable ve el desglose completo antes de autorizar la emisión.
✓Margen honesto: los descuentos se reflejan en la utilidad; IVA y retenciones no la distorsionan.
✓Confidencialidad: PDF, correo y portal del cliente nunca muestran costos. Quién ve márgenes dentro de OpenBusiness es un permiso que usted asigna.

02 · Tarifas, recetas y tasas de producción

Digite el salario. OpenBusiness calcula el resto.

Tarifas por cargo con vigencias, recetas de servicio y tasas de producción que convierten metros cuadrados en horas e insumos.

✓Tarifas por cargo (operario, supervisor, todero…) con costo cargado por hora, día o mes, precio de venta y margen por cargo. Con vigencias: una hora de marzo se costea con la tarifa de marzo.
✓Calculadora legal colombiana: digite el salario y OpenBusiness calcula el costo empleador con prestaciones, seguridad social, parafiscales y auxilio de transporte. Recargos nocturnos, dominicales y festivos precargados.
✓No necesita el módulo de nómina: las tarifas se digitan, se calculan o se importan desde Excel. Si usa la Nómina de OpenBusiness, se sugieren desde los salarios reales.
✓Recetas de servicio con mano de obra, insumos, equipos (con costo de uso por día) y subcontratos. Se agregan a la cotización y se ajustan; el cliente ve una sola línea o el desglose sin costos.
✓Tasas de producción: con los metros cuadrados del sitio, OpenBusiness calcula las horas de trabajo y los insumos sugeridos.
✓Calculadora de contratos de personal: cargos × personas × turno × días por semana → horas al mes con recargos, costo mensual y precio mensual.
✓Arranque inmediato: diez recetas de limpieza y tasas orientativas precargadas, todas editables.

03 · La orden de servicio

Lo cotizado frente a lo real

De cotización a orden en un clic, con presupuesto, precio pactado, sitio, responsable y centro de costo. Ciclo claro: planeada, en ejecución, terminada, cerrada, con bitácora completa.

✓Despacho de insumos al costo promedio, con acta de entrega firmable y asiento contable automático.
✓Devolución de lo no consumido al mismo costo con que salió: el costo real es lo despachado menos lo devuelto.
✓Control de equipos: hidrolavadoras y brilladoras salen y deben volver; la orden no cierra con un equipo sin devolver o sin marcarlo perdido.
✓Horas de mano de obra por día, en lote semanal, desde Excel o desde los fichajes de Asistencia, costeadas con la tarifa vigente.
✓Cambios de alcance aprobados que ajustan presupuesto y precio sin perder el original.
✓Cierre con informe PDF (presupuesto vs real, consumos, horas) archivado en el expediente y adjuntable a la factura, junto con fotos y actas.

04 · Contratos de personal y nómina

Órdenes recurrentes por sitio, mes a mes

Presupuesto mensual de horas por cargo y de insumos, generado desde la cotización, con el costo laboral real de la nómina.

✓Órdenes recurrentes por sitio con presupuesto mensual de horas por cargo y de insumos, generado desde la cotización.
✓Mes a mes: presupuesto, real y facturado por cargo e insumo, y porcentaje de mano de obra sobre el ingreso frente al objetivo.
✓Alerta semanal cuando las horas del sitio superan lo presupuestado o los insumos exceden el presupuesto del mes.
✓Costos comprometidos y externos: órdenes de compra, facturas de proveedor y pagos (subcontratos, transporte, alquiler de equipo) cargan al proyecto.
✓Nómina: importe el reporte mensual de costos con un perfil guardado y cada orden recibe su costo laboral real. Lo que no se pueda asignar se reparte a mano o por regla.
✓Recursos de servicio: su personal operativo registrado sin cargarlo como empleado ni pagar licencia. También hay API para integradores.

05 · Prefactura, anexo por trabajador y AIU

Facture exactamente lo ejecutado

La prefactura del período muestra el costo real y el margen del mes al lado, antes de emitir la factura electrónica.

✓Prefactura del período: horas aprobadas × tarifa de venta (o precio fijo pactado), insumos, equipo y cambios de alcance, con el costo real y el margen del mes al lado, antes de emitir.
✓Factura electrónica DIAN con el período facturado y el anexo por trabajador (documento, cargo, días, horas, novedades, sitio) generado y adjunto automáticamente.
✓AIU: IVA y retención calculados solo sobre administración, imprevistos y utilidad, con el mínimo legal validado.
✓Precio fijo o por consumo real, según lo pactado con cada cliente.

06 · Rentabilidad a la vista

Tablero «Rentabilidad de proyectos»

Margen del mes, mejores y peores órdenes, órdenes bajo el mínimo y porcentaje de mano de obra.

✓Reportes listos por orden, cliente, contrato, responsable y mes: cotizado, presupuesto, real, facturado, cobrado, utilidad, margen y desviación. También consumos por producto y horas por cargo. En Excel o PDF, programables por correo.
✓Generador de reportes para armar sus propias vistas de rentabilidad.
✓Alertas de margen bajo al responsable y eventos para automatizar tareas, avisos por WhatsApp o escalamientos.
✓Conciliación gerencial vs contable: el costo de insumos de las órdenes cuadra con la contabilidad, orden por orden.
✓Cotizaciones cada vez más precisas: al cerrar, OpenBusiness mide los m² por hora reales y le permite adoptarlos como nueva tasa.
✓Rentabilidad por vendedor en los resultados del CRM.
✓Pregúntele al asistente: «¿qué órdenes están bajo margen este mes?»

Para quién

Dos líneas de negocio, un solo módulo.

Pensado para empresas de aseo, facility y servicios temporales.

Contratos recurrentes de personal por sitio

Operarios, supervisores y todero asignados a un cliente y un sitio, con presupuesto mensual de horas e insumos y prefactura con anexo por trabajador.

Aseo y facility management
Servicios temporales y outsourcing de personal
Vigilancia y seguridad privada
Contratistas y proveedores del Estado (SECOP II, AIU)

Servicios especiales puntuales

Trabajos cotizados por receta y tasa de producción, ejecutados como una orden con despacho y devolución de insumos y control de equipos.

Lavado de fachadas
Salones sociales
Tanques
Limpieza post-obra

También aplica a

Servicio técnico y mantenimiento (órdenes con repuestos desde el kardex)
Agroindustria (personal y consumos por lote o finca)
Manufactura e industria (servicios internos por centro de costo)
Distribución (servicios de logística cotizados por tarifa)
Empresas que costean nómina de terceros
Cualquier empresa que ejecuta proyectos con presupuesto vs real

Integrado con todo OpenBusiness

Un tercero, un producto, un empleado, un asiento.

Módulo	Cómo se conecta con Cotización y rentabilidad
SCGestión de contratos	La orden recurrente cuelga del contrato del cliente, cuyo panel muestra pactado, facturado, cobrado, costo real y margen.
ABInventario	Cada salida y devolución de insumos queda en el kardex al costo promedio; el costo real es lo despachado menos lo devuelto.
FIContabilidad y tesorería	Asiento automático por centro de costo en las cuentas que defina su contador; el costo de insumos cuadra orden por orden.
PENómina	El costo laboral real llega a cada orden desde el reporte mensual de nómina; las tarifas se sugieren desde los salarios reales.
COVentas y facturación	Prefactura del período → factura electrónica DIAN con AIU y anexo por trabajador adjunto.
COCRM	Margen visible en la oportunidad y rentabilidad por vendedor en los resultados del CRM.
SCGestión documental	Actas, fotos e informes de cierre en el expediente de la orden.
ABCompras y cuentas por pagar	Órdenes de compra, facturas de proveedor y pagos (subcontratos, transporte, alquiler de equipo) cargan al proyecto como costos comprometidos y externos.
PEAsistencia (Nómina)	Horas de mano de obra desde los fichajes, costeadas con la tarifa vigente.
PLAutomatización y Copilot	Alertas de margen bajo y eventos para automatizar tareas, avisos por WhatsApp o escalamientos; preguntas en lenguaje natural sobre las órdenes.

Comercial

Servicios y Contratos

Abastecimiento

Finanzas

Personas

Plataforma