Personas · Formación y cumplimiento

La formación obligatoria, en una matriz viva.

OpenBusiness convierte la formación obligatoria de su gente en una matriz viva: qué curso debe tener cada cargo, con qué periodicidad legal, quién está vigente, quién está por vencer y quién nunca lo tomó. Los cursos se dictan en la misma plataforma, las evidencias quedan archivadas y cada certificado es verificable en línea. Todo sobre los mismos empleados, cargos y sedes que ya viven en Nómina y Dotación.

Para cualquier empresa con personal que debe demostrar su formación obligatoria. Nació para las que tienen personal en campo y en planta —aseo, facility, vigilancia, industria, salud— y deben demostrar ante un cliente, una auditoría o la ARL que cada trabajador tiene su curso de alturas, su inducción o su reentrenamiento al día, y que hoy lo controlan en una hoja de cálculo que nadie actualiza.

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Matriz de formación · ejemplo ilustrativo Semáforo por trabajador y curso

Trabajador · curso	Estado
Trabajador A · Trabajo en alturasRes. 4272 de 2021	Vigente
Trabajador B · Trabajo en alturasRes. 4272 de 2021	Por vencer
Trabajador C · Inducción	Vencido
Trabajador D · Reentrenamiento	Pendiente
Trabajador E · Trabajo en alturasExcepción con motivo	No aplica

Recalculado cada nochey cada vez que algo cambia

Instructora mostrando un arnés de seguridad a tres trabajadores frente a una pantalla con un video de capacitación

Matriz viva

Qué curso debe tener cada cargo, con qué periodicidad legal, quién está vigente, quién está por vencer y quién nunca lo tomó.

Los cursos se dictan en la misma plataforma, las evidencias quedan archivadas y cada certificado es verificable en línea.

Beneficios

Lo que cambia cuando la formación obligatoria deja la hoja de cálculo.

01Sepa hoy quién no está al día

Semáforo por trabajador y curso: vigente, por vencer, vencido, pendiente, no aplica; recalculado cada noche y cada vez que algo cambia.

02El pensum manda, no la memoria

Un plan de formación por cargo, con niveles y prerrequisitos; cada trabajador hereda lo que su cargo exige.

03La historia no se borra

Los registros de formación son de solo agregar; un error se anula con motivo y queda en la auditoría.

04Evidencia lista para la auditoría

Certificado, acta o foto adjuntos a cada registro; matriz, indicadores y brechas exportables a Excel y PDF.

05Dicte el curso en la misma plataforma

Módulos, lecciones, videos, PDF, cuestionarios y certificado verificable, sin otro proveedor.

06Arranque con lo que ya tiene

Importe su matriz actual desde Excel en cuatro pasos, con validación fila por fila.

Sin cobro por trabajador

Sus 2.500 operarios entran en la matriz sin consumir licencias.

01 · Matriz

La matriz de formación

✓Trabajadores con cargo, proceso y sede, activos o retirados, con su historial de varios años y su vínculo al empleado de Nómina.
✓Catálogo de cursos con reglas: modalidad (presencial, virtual, mixta), periodicidad en meses o años, requisito legal y norma de referencia (por ejemplo, Res. 4272 de 2021), nota mínima y proceso.
✓Planes de formación por cargo (pensum): tablero visual para agregar cursos, marcarlos obligatorios u opcionales, agruparlos en niveles y definir prerrequisitos; versiones que se activan y conservan la anterior.
✓Aplicabilidad derivada y excepciones: lo que exige el cargo se aplica solo; una excepción por trabajador (aplica o no aplica) exige motivo y queda auditada.
✓Semáforo materializado: vigencia calculada desde la fecha de ejecución y la periodicidad vigente del curso, con umbrales de aviso y crítico configurables.
✓Matriz paginada y filtrable por texto, cargo, proceso, sede, curso y estado; recálculo con un clic.

02 · Registrar

Registros, calendario e importación

✓Registro de formación: trabajador, curso, resultado (aprobado, reprobado, pendiente), fecha, nota, evaluador y evidencia (PDF o imagen); la vigencia se calcula sola; anulación con motivo obligatorio.
✓Prerrequisitos verificados en vivo: el sistema advierte cuando un trabajador toma un curso sin el anterior; en el aula virtual, directamente bloquea la inscripción.
✓Calendario de formación: programe una sesión para un trabajador o en lote para un cargo, un proceso o una sede; reprograme arrastrando; marque como tomada con nota y resultado; exporte a Excel, PDF o al calendario (.ics).
✓Importación desde Excel o CSV: cargue, mapee columnas (cédula, curso, fecha), revise la validación fila por fila, cree los trabajadores faltantes y confirme; cada lote queda trazado.

03 · Enseñar

Aula virtual

Trabajadora con audífonos tomando notas mientras sigue un curso en video en su portátil, con un casco naranja al lado

✓Cursos con módulos, lecciones y contenidos: video, PDF, imagen y texto; duración calculada automáticamente; orden por arrastre.
✓Cuestionarios con imágenes, intentos registrados y avance por lección; el estudiante retoma donde quedó, toma notas y ve su porcentaje por módulo.
✓Certificado con plantilla propia y código de verificación público: cualquier tercero comprueba en línea que el certificado existe y a quién se emitió.
✓Inscripción controlada: solo cursos de la empresa, bloqueada si faltan prerrequisitos del pensum.

04 · Medir

Indicadores, tableros y auditoría

✓Cobertura por curso y por proceso: aplicables, vigentes, por vencer, vencidos, pendientes y porcentaje de cobertura; lista de brechas por curso.
✓Doce tableros: resumen, cobertura, legal, vencimientos, brechas, formación, evaluaciones, registros, fuerza laboral, planes, catálogo y auditoría, con filtros por fecha, proceso, sede, cargo y categoría.
✓Auditoría de cada cambio con antes y después, usuario y fecha; roles de administrador de formación y auditor de solo lectura.

05 · Integrar

Integrado con todo OpenBusiness

✓Nómina y Dotación: los mismos empleados, cargos, centros de trabajo y sedes; un ingreso o un cambio de cargo actualiza lo que el trabajador debe cursar.
✓Contratos y Servicios: certificaciones exigidas por el cliente o por SECOP II respaldadas con la matriz del personal asignado al sitio.
✓Gestión documental: evidencias y certificados archivados con versión y permisos.
✓Plataforma: mismos usuarios, roles, empresa y suscripción; importación desde Excel y reportes programados.

Para quién

Para cualquier empresa con personal que debe demostrar su formación.

Pensado para empresas con personal en campo y en planta —aseo, facility, vigilancia, industria, salud— que deben demostrar ante un cliente, una auditoría o la ARL que cada trabajador tiene su curso de alturas, su inducción o su reentrenamiento al día, y que hoy lo controlan en una hoja de cálculo que nadie actualiza.

Empresas con personal en campo y en planta

Aseo, facility, vigilancia, industria y salud.

Semáforo por trabajador y curso
Un plan de formación por cargo, con niveles y prerrequisitos
Sin cobro por trabajador

Empresas que deben demostrar el curso al día ante un cliente, una auditoría o la ARL

Curso de alturas, inducción o reentrenamiento, con evidencia.

Certificado, acta o foto adjuntos a cada registro
Matriz, indicadores y brechas exportables a Excel y PDF
Certificado con código de verificación público

Comercial

Servicios y Contratos

Abastecimiento

Finanzas

Personas

Plataforma