Abastecimiento · Compras y cuentas por pagar

Pague solo lo que recibió, al precio pactado.

OpenBusiness lleva el ciclo completo con los proveedores: requisición, orden de compra con aprobación, recepción parcial en bodega, factura cruzada contra lo pedido y lo recibido, retenciones calculadas por ley, causación contable automática y pago aplicado a facturas con su movimiento bancario. La factura del proveedor entra por foto, PDF o correo, y la inteligencia artificial la lee y propone el asiento para que usted confirme.

Para cualquier empresa que compra a proveedores y paga sus facturas. Nació para las empresas donde se pide por WhatsApp, la orden de compra es un correo, la bodega recibe sin saber qué se pidió y cada factura de proveedor se digita a mano a fin de mes.

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Cruce de tres vías · ejemplo ilustrativo Orden · recepción · factura

Línea	Orden	Recepción	Factura	Estado
Papel higiénico jumboOC-1042 · v1	100	80	80	Cruzado
Detergente industrial 20 LOC-1042 · v1	40	40	45	Bloqueado
Guantes de nitriloOC-1042 · v1	60	60	60	Precio sobre tolerancia

OrdenOC-1042

RecepciónParcial

FacturaCruzada

Pague solo lo que recibióal precio pactado

Bodeguero con un remisión en mano junto a una caja de mercancía, mientras dos compañeras revisan la compra en un portátil y una tableta dentro de una bodega

Ninguna compra sin aprobación

Órdenes retenidas hasta que la cadena de aprobación las libera.

Cruce de tres vías entre orden, recepción y factura: pague solo lo que recibió, al precio pactado.

Beneficios

Lo que cambia cuando pedir, recibir, causar y pagar son un solo ciclo.

01Ninguna compra sin aprobación

Órdenes retenidas hasta que la cadena de aprobación las libera.

02Pague solo lo que recibió, al precio pactado

Cruce de tres vías entre orden, recepción y factura.

03Deje de digitar facturas

Captura con inteligencia artificial desde foto, PDF o un buzón de correo.

04Retenciones correctas

Retefuente, reteIVA y reteICA por concepto, con base mínima en UVT.

05Cumpla con el documento soporte

Emisión electrónica para compras a no obligados a facturar.

06Cada pago aplicado a su factura

Egresos por proveedor con pagos parciales y anticipos.

Contratos con proveedores bajo control

Consumo contra el valor pactado y alertas de pólizas.

De la requisición al pago, con el proveedor de principio a fin.

El ciclo completo con los proveedores, sobre los mismos datos.

Requisición

Con centro de costo y justificación, convertible en orden de compra con las líneas cargadas.

Orden de compra con aprobación

Retenida por aprobación de varios pasos cuando supera el monto definido.

Recepción parcial en bodega

Al costo de la orden, sin permitir recibir más de lo pedido, con lotes y seriales.

Factura cruzada

Contra lo pedido y lo recibido.

Causación contable automática

Retenciones calculadas por ley.

Pago aplicado a facturas

Con su movimiento bancario.

01 · Pedir

Requisición, orden y recepción

✓Requisición interna con centro de costo y justificación, convertible en orden de compra con las líneas cargadas.
✓Orden de compra con proveedor, precio, fecha esperada y centro de costo; retenida por aprobación de varios pasos cuando supera el monto definido y enviada al proveedor por correo en PDF.
✓Versiones controladas: una orden aprobada no se edita; se crea la versión v2 o v3 y se vuelve a aprobar.
✓Recepciones parciales al costo de la orden, sin permitir recibir más de lo pedido, con lotes y seriales.
✓Avance visible: recibido y facturado por línea, con filtros de órdenes abiertas y recepciones pendientes de facturar.

02 · Cruzar

Factura de compra y cruce de tres vías

✓Causación desde la orden con lo recibido y no facturado, al precio pactado.
✓Cruce de tres vías: bloqueo si se factura más de lo recibido y aprobación obligatoria si el precio supera la tolerancia (5 % por defecto).
✓Cierre automático de líneas y órdenes completamente recibidas y facturadas.
✓Duplicados bloqueados: la misma factura del mismo proveedor no se causa dos veces.
✓Activos fijos capitalizados directamente desde la línea de la factura.
✓Vínculo con proyectos: compras, facturas y pagos cargados a un contrato o a una orden de servicio.

03 · Capturar

Captura con inteligencia artificial

Hombre fotografiando con su celular una factura de proveedor sobre el escritorio

✓Lectura automática de fotos o PDF, uno o varios a la vez, con proveedor buscado por NIT, número, fecha y líneas.
✓Revisión lado a lado contra el original y «confirmar y siguiente» para lotes de facturas.
✓Buzón de facturas: lo que los proveedores envían a esa casilla entra solo a la cola de captura.
✓Contador IA: propone el asiento (gasto, IVA descontable, retenciones, cuenta por pagar) y aprende cómo usted contabiliza a cada proveedor.
✓Nada se contabiliza solo: la captura crea un borrador y los importes se recalculan en el servidor.

04 · Tributar

Impuestos y documento soporte

✓IVA descontable, impuesto al consumo al costo y retenciones como agente retenedor que reducen el total a pagar.
✓Cuenta de gasto por línea y servicios que causan gasto sin mover inventario.
✓Documento soporte electrónico para personas que no facturan, con su resolución, transmisión a la DIAN y notas de ajuste.
✓Causaciones recurrentes y duplicado de facturas para las compras que se repiten cada mes.

05 · Pagar

Pagos y contratos con proveedores

✓Egresos por proveedor con sus facturas pendientes, pagos parciales, medio y cuenta bancaria, en una sola transacción con el asiento.
✓Anticipos que se aplican después a la factura que llegue.
✓Cuentas por pagar por edades, pagos programados en el flujo de caja y dispersión con archivo para el banco.
✓Contratos con proveedores: consumo contra el valor pactado, compromisos de pago, pólizas con vigencia y alerta si el plazo supera los 45 días de la ley de plazos justos.

06 · Integrar

Integración y condiciones

✓Adjuntos centralizados: facturas y soportes de pago quedan en el repositorio documental, con permisos por rol y auditoría por documento.

Para quién

Para cualquier empresa que compra a proveedores y paga sus facturas.

Pensado para empresas donde se pide por WhatsApp, la orden de compra es un correo, la bodega recibe sin saber qué se pidió y cada factura de proveedor se digita a mano a fin de mes.

Empresas donde se pide por WhatsApp

La compra parte de una requisición y llega a una orden de compra con aprobación.

Requisición interna con centro de costo y justificación
Orden de compra retenida por aprobación de varios pasos
Orden enviada al proveedor por correo en PDF

Empresas donde la bodega recibe sin saber qué se pidió

La recepción se hace contra la orden, sin recibir más de lo pedido.

Recepciones parciales al costo de la orden
Lotes y seriales
Avance visible: recibido y facturado por línea

Empresas que digitan a mano cada factura de proveedor

La factura entra por foto, PDF o correo y usted confirma el asiento propuesto.

Buzón de facturas con cola de captura
Contador IA que propone el asiento
Nada se contabiliza solo

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