Servicios y Contratos · Gestión Documental y firmas

Todos sus documentos, a un clic del auditor.

OpenBusiness reúne todos los documentos de la empresa dentro del mismo sistema que factura, compra y atiende. El documento se carga, se clasifica con sus datos, se comparte con seguimiento, se firma, se aprueba y se conserva el tiempo que la política mande. Además, los adjuntos de contratos, compras, pagos, tickets, formularios, capturas y demás módulos se consolidan aquí, visibles solo para quien tiene permiso sobre el módulo de origen.

Para cualquier empresa que genera, comparte y conserva documentos. Nació para las que tienen contratos y documentos que viven en el correo de quien los negoció, un RUT de proveedor pegado a una factura y actas escaneadas que se pierden en un escritorio. Cuando llega el auditor, el abogado o el revisor fiscal, la respuesta está a un clic.

Probar gratis Descargar el brochure (PDF) ↓

Contrato de servicios · Versión 3 · ejemplo ilustrativo Firma ordenada

Documento	Estado
Versión con evidenciaNúmero, huella SHA-256, autor y restauración	v3
Aprobación previaResponsable del documento	Aprobado
Firma ordenadaVerificación por código al correo	1 de 2 firmas
Enlace con seguimientoAperturas y segundos por página	3 aperturas
Aviso de vencimientoLeído de los datos del documento	30 días

Aperturas3

Firmas1 / 2

Versiones3

Certificado de evidenciacon cadena criptográfica

Dos personas revisando carpetas y documentos en el monitor de una oficina

Un clic

Cuando llega el auditor, el abogado o el revisor fiscal, la respuesta está a un clic.

Los adjuntos de contratos, compras, pagos, tickets, formularios, capturas y demás módulos se consolidan aquí, visibles solo para quien tiene permiso sobre el módulo de origen.

Beneficios

Lo que cambia cuando los documentos viven en el mismo sistema que factura, compra y atiende.

01Encuentre cualquier documento en segundos

Búsqueda con filtros, vistas guardadas y acceso desde la ficha de cada cliente o proveedor.

02Siempre la versión correcta

Historial de versiones con huella digital, bloqueo mientras alguien edita y papelera reversible.

03Firmas electrónicas

Firma electrónica con validez bajo la Ley 527 de 1999 y certificado de evidencia.

04Sepa si leyeron su propuesta

Enlaces con seguimiento de aperturas, tiempo de lectura por página y alerta de reenvío.

05Contratos que se redactan solos

Plantillas de Word, Excel o HTML que se llenan con los datos del cliente.

06Debidas diligencias profesionales

Salas de datos con acuerdo de confidencialidad, marca de agua y analítica por visitante.

07Cumpla la retención legal sin acumular para siempre

Políticas por tipo, etiqueta o carpeta y retención legal que congela lo que está en litigio.

Portal para sus clientes

Portal con su marca donde consultan sus documentos y firmas pendientes.

El documento se carga, se clasifica, se comparte, se firma, se aprueba y se conserva.

Todo dentro del mismo sistema que factura, compra y atiende.

Se carga

Se clasifica con sus datos

Se comparte con seguimiento

Se firma

Se aprueba

Se conserva el tiempo que la política mande

01 · Organizar

Organización y búsqueda

✓Administrador de Archivos: árbol de carpetas, arrastrar y soltar, carga múltiple con progreso, acciones masivas y uso desde el teléfono.
✓Versiones con evidencia: número, huella SHA-256, autor y restauración de cualquier versión anterior. Bloqueo de edición y aviso de archivos duplicados.
✓Tipos de documento con sus propios campos: un contrato pide valor, firma, vigencia y contraparte; una póliza, otra cosa. Catálogo colombiano listo (contrato, RUT, cámara de comercio, póliza, hoja de vida, acta y más).
✓Avisos de vencimiento leídos de los datos del documento: la póliza que vence en 30 días avisa sola.
✓Búsqueda por nombre, tipo, etiquetas, estado y fechas, con conteos por filtro y vistas guardadas por usuario.
✓Papelera de 30 días y auditoría exportable a PDF o Excel con la cadena de eventos de cada documento.

02 · Recibir

Entradas que no dependen de nadie

Mujer cargando un documento en el escáner de una oficina

✓Archivo histórico migrado por lotes desde compras, pagos y tickets, con progreso en vivo.
✓Archivado automático de los PDF que genera el sistema, como las facturas.
✓Solicitud de archivos por enlace: el cliente o el candidato sube hasta diez documentos desde el celular, sin cuenta, y los recordatorios le llegan a usted.
✓Correo por carpeta: cada carpeta tiene su dirección y los adjuntos que lleguen se archivan solos.

03 · Firmar

Plantillas y firma electrónica

✓Plantillas con el formato intacto: marcadores conectados a los datos de su empresa y del tercero, con escaneo que detecta cada marcador.
✓Generación en un paso: plantilla, cliente y carpeta; el documento nace como versión 1, vinculado al tercero y con vista previa en PDF.
✓Firma ordenada con firmantes, aprobadores y copias. Verificación por código al correo, firma dibujada o tipeada desde el celular y recordatorios automáticos.
✓Certificado bilingüe de evidencia: huella del documento firmado, fecha, hora, IP, dispositivo e imagen de cada firma, con cadena criptográfica que detecta cualquier alteración.
✓Aprobación previa: los documentos que la exigen no se comparten ni se envían hasta que el responsable los aprueba.

04 · Compartir

Compartir con control

✓Enlaces con política: descarga, contraseña, correo del visitante y vencimiento; revocables en cualquier momento.
✓Analítica de lectura: aperturas, última apertura y segundos por página, con aviso en la primera apertura y detección de posible reenvío.
✓Salas de datos con logo, acceso individual por visitante, acuerdo de confidencialidad registrado y marca de agua con nombre, correo y hora.
✓Portal de clientes con su marca y acceso por código al correo, sin contraseñas.

05 · Cumplir

Inteligencia artificial y cumplimiento

✓Análisis bajo demanda: la IA transcribe el texto, sugiere el tipo de documento y extrae partes, fechas y montos con el fragmento de origen. Usted acepta o descarta.
✓Resúmenes de 100 a 250 palabras con partes, fechas, montos y obligaciones.
✓Retención por políticas que archivan o piden confirmación humana, nunca borran en silencio.
✓Retención legal por documento que bloquea eliminación, purga y barrido.

06 · Integrar

Integración y condiciones

✓Almacén central de todos los adjuntos de OpenBusiness, con permisos, terceros, auditoría y automatización compartidos: generar, enviar, pedir firma, mover y etiquetar desde los flujos.
✓Cuota por empresa ampliable con paquetes desde la aplicación, con aviso al 80 % y archivos de hasta 70 MB según el plan.

Para quién

Para cualquier empresa que genera, comparte y conserva documentos.

Pensado para empresas cuyos contratos y documentos viven en el correo de quien los negoció, cuyo RUT de proveedor está pegado a una factura y cuyas actas escaneadas se pierden en un escritorio. Cuando llega el auditor, el abogado o el revisor fiscal, la respuesta está a un clic.

Empresas con contratos en el correo de quien los negoció

El documento se carga, se clasifica con sus datos, se comparte con seguimiento, se firma, se aprueba y se conserva.

Versiones con evidencia y bloqueo de edición
Plantillas que se llenan con los datos del cliente
Firma electrónica con certificado de evidencia

Empresas con actas escaneadas que se pierden

Los documentos quedan en un solo lugar, con búsqueda y permisos por módulo de origen.

Búsqueda con filtros y vistas guardadas
Correo por carpeta y solicitud de archivos por enlace
Retención por políticas, sin borrar en silencio

Comercial

Servicios y Contratos

Abastecimiento

Finanzas

Personas

Plataforma