OpenBusiness by Tradebook
Servicios y Contratos · Soporte y Mesa de Ayuda

Cada solicitud, un ticket con dueño y tiempo.

OpenBusiness convierte cada solicitud de un cliente en un ticket con prioridad, responsable y compromiso de tiempo, dentro del mismo sistema donde viven su ficha, sus facturas, su cartera y sus contratos. El agente sabe quién es el cliente y qué le debe la empresa; el cliente recibe respuesta por el canal por el que escribió; y el gerente ve en vivo qué está por incumplirse.

Para cualquier empresa que atiende solicitudes y reclamos de sus clientes. Nació para las que hoy reciben reclamos por el correo de soporte, el WhatsApp de alguien, el chat del sitio y el teléfono, los atienden en el orden en que alguien los ve y no pueden demostrar cuándo respondieron ni qué prometieron.

Cola del equipo · ejemplo ilustrativo Todos los canales en una cola
TicketReloj
Reclamo por facturaCorreo · Asignado por rotaciónAl 40 %
Consulta de carteraWhatsApp · Asignado por menor cargaAl 55 %
Solicitud de servicioChat web · Prioridad altaAl 80 %
Reclamo de entregaFormulario · Escalado al responsableAl 110 %
Primera respuesta75 %
Responsable100 %
Supervisor150 %
Escalamiento en tres nivelesantes de incumplir
Agentes con diadema atendiendo clientes en una oficina abierta
Ningún caso se pierde
Correo, WhatsApp, chat y formularios llegan a la misma cola.

El agente sabe quién es el cliente y qué le debe la empresa; el gerente ve en vivo qué está por incumplirse.

Beneficios

Lo que cambia cuando cada solicitud es un ticket con prioridad, responsable y compromiso de tiempo.

01Ningún caso se pierde

Correo, WhatsApp, chat y formularios llegan a la misma cola.

02Cada caso tiene dueño desde el primer minuto

Asignación automática por rotación o por menor carga.

03Tiempos de respuesta que sí se cumplen

Relojes en horas hábiles con festivos y escalamiento automático.

04Respuestas consistentes y rápidas

Respuestas guardadas, macros y base de conocimiento dentro del ticket.

05Menos preguntas repetidas

Base de conocimiento pública y un asistente que responde solo desde ella.

06Contexto completo del cliente

Facturas, cartera, oportunidades y conversaciones al lado del caso.

07
Del soporte a la factura

Un caso facturable genera su cotización o factura con un clic.

01 · Canales

Todos los canales en una cola

  • ✓Origen múltiple: formulario, buzones de correo revisados cada dos minutos, WhatsApp, chat web, bandeja de conversaciones y app móvil.
  • ✓Correo con hilo completo: las respuestas del cliente caen en el mismo caso, por los encabezados o por el código del ticket en el asunto, con adjuntos y protección contra bucles de autorespuesta.
  • ✓Buzones con identidad propia: firma, acuse de recibo automático, equipo por defecto e indicador de salud de la conexión.
  • ✓Cola y tablero: vistas «míos» y «del equipo», filtros, kanban por etapa con semáforo de tiempo, etiquetas, vínculos y fusión de casos duplicados.
  • ✓Acciones masivas para asignar, priorizar, resolver o cerrar hasta 500 casos a la vez.
02 · Asignar

Asignación y colaboración

  • ✓Reparto automático por rotación o por menor carga, con estado «estoy fuera» y fecha de retorno.
  • ✓Enrutamiento por buzón y por reglas de canal, palabra clave u horario de atención.
  • ✓Seguidores y menciones con bandeja única de notificaciones y aviso cuando dos agentes trabajan el mismo caso.
03 · Cumplir

Niveles de servicio medibles

  • ✓Dos relojes por ticket: primera respuesta y resolución, con objetivos por prioridad y políticas por canal, empresa o etiqueta.
  • ✓Horario hábil real: franjas semanales, turnos partidos y festivos colombianos. El reloj se pausa mientras se espera al cliente.
  • ✓Escalamiento en tres niveles: al 75 % avisa al asignado, al 100 % al responsable y sube la prioridad, al 150 % al supervisor.
  • ✓Política fotografiada en cada caso: cambiar el acuerdo no altera los tickets en curso. Cuenta regresiva visible en cada caso.
04 · Responder

Respuestas de calidad

  • ✓Hilo como línea de tiempo: respuestas al cliente, notas internas, adjuntos con visor en línea y cambios de estado.
  • ✓Respuestas guardadas con variables resueltas en el servidor, macros y búsqueda de artículos de ayuda desde el ticket.
  • ✓Cierre guiado con motivo, nota y evidencia; resolver, cerrar y reabrir quedan registrados.
  • ✓Soporte facturable: cotización o factura rellenada desde el ticket, vinculada en ambos sentidos.
05 · Autoservicio

Conversaciones y autoservicio

Agente de soporte con diadema escribiendo en su computador
  • ✓Bandeja omnicanal de WhatsApp (API oficial de Meta, con plantillas aprobadas), Messenger, SMS y chat web propio.
  • ✓Contexto del cliente en la conversación y conversión a ticket o prospecto con un clic.
  • ✓Llamadas con un clic registradas en la ficha del cliente.
  • ✓Base de conocimiento pública con su marca, categorías, artículos y votos de utilidad.
  • ✓Asistente del chat web que responde solo desde los artículos publicados y pasa a un humano antes que inventar.
  • ✓Reseñas: al resolver un caso se pide calificación; una calificación baja abre un formulario privado que crea un ticket.
06 · Integrar

Integración y condiciones

  • ✓Automatización de creación, cambio de estado y vencimiento de tickets, y auditoría de cada mensaje y escalamiento. WhatsApp, SMS y telefonía se conectan con la cuenta de la empresa en Meta y Twilio.
Para quién

Para cualquier empresa que atiende solicitudes y reclamos de sus clientes.

Pensado para empresas que hoy reciben reclamos por el correo de soporte, el WhatsApp de alguien, el chat del sitio y el teléfono, los atienden en el orden en que alguien los ve y no pueden demostrar cuándo respondieron ni qué prometieron.

Empresas que reciben reclamos por varios canales

Correo de soporte, WhatsApp, chat del sitio y teléfono llegan a una sola cola.

  • Correo, WhatsApp, chat y formularios en la misma cola
  • Asignación automática por rotación o por menor carga
  • Bandeja omnicanal de conversaciones

Empresas que no pueden demostrar cuándo respondieron ni qué prometieron

Cada caso tiene prioridad, responsable y compromiso de tiempo, con auditoría de cada mensaje y escalamiento.

  • Dos relojes por ticket: primera respuesta y resolución
  • Escalamiento en tres niveles
  • Política fotografiada en cada caso
Integrado con todo OpenBusiness

Un tercero, un producto, un empleado, un asiento.

Se conecta conQué intercambia
CRMConversacionesContratosGestión documentalVentasTrabajo en campoAutomatización
  • Tickets del contacto
  • ticket desde WhatsApp
  • ANS del contrato y penalidades
  • adjuntos
  • ticket → cotización o factura
  • avería reportada en campo
  • triage y flujos

Soporte y Mesa de Ayuda es un módulo de OpenBusiness.

Solicita detalles de los demás módulos con tu Asesor Comercial.

✓ Correo, WhatsApp, chat y formularios en la misma cola
✓ Relojes en horas hábiles con festivos y escalamiento automático
✓ Base de conocimiento pública y asistente
✓ Un caso facturable genera su cotización o factura con un clic