Personas · Dotación y EPP

La dotación de su gente, en un ciclo cerrado.

OpenBusiness convierte la dotación en un ciclo cerrado: elegibilidad automática, kit por cargo, sede y cliente, plan por período, compra consolidada, entrega con acta firmada, kardex, contabilidad y reporte de cumplimiento. La ley está incorporada como reglas: tres entregas al año para quien gana hasta dos salarios mínimos (CST 230 a 235), protección personal desde el primer día y descuentos solo con autorización firmada (CST 149 y 150).

Para cualquier empresa que entrega dotación y elementos de protección a su personal. Nació para las de servicios, aseo, vigilancia, manufactura y personal temporal, donde la dotación se lleva en una hoja de cálculo, las tallas en un cuaderno y el acta en papel es la única prueba ante un inspector o un juez.

Probar gratis Descargar el brochure (PDF) ↓

Plan del período · 31 de agosto · ejemplo ilustrativo Tablero de cobertura

Sede	Elegibles	Cubiertos	Pendientes
Sede BogotáPendientes por motivo: talla, salario	180	162	18
Sede MedellínPendientes por motivo: antigüedad	96	96	0
Sede CaliPendientes por motivo: datos faltantes	74	51	23

Costo estimado$38.400.000

Días para el corte12

Alerta de baja coberturacerca del corte

Empleada entregando una tableta para firmar el acta de dotación frente a estantes con uniformes, casco, botas, gafas y guantes

Ciclo cerrado

La ley está incorporada como reglas.

Tres entregas al año para quien gana hasta dos salarios mínimos (CST 230 a 235), protección personal desde el primer día y descuentos solo con autorización firmada (CST 149 y 150).

Beneficios

Lo que cambia cuando la dotación deja la hoja de cálculo.

01Nadie se queda sin su dotación

El sistema calcula quién tiene derecho en cada corte y explica por qué los demás no.

02Compre exactamente lo que falta

Faltantes por talla y bodega que se convierten en requisición u orden de compra.

03La talla correcta desde la primera entrega

Perfil de tallas por empleado, actualizable desde su portal.

04Evidencia lista para la inspección

Actas firmadas electrónicamente y guardadas con retención de 20 años.

05Descuentos sin riesgo legal

Nunca se descuenta sin autorización firmada por el empleado.

06Costo visible y refacturable

Costo por sede, cliente y empleado, y borrador de factura para el cliente que paga los uniformes.

Funciona con o sin nuestra nómina

Mismas reglas y misma evidencia si la nómina vive en otro sistema.

Un ciclo cerrado, de la elegibilidad al reporte de cumplimiento.

Elegibilidad automática

Kit por cargo, sede y cliente

Plan por período

Compra consolidada

Entrega con acta firmada

Kardex, contabilidad y reporte de cumplimiento

01 · Catálogo

Catálogo, kits y política

✓Cuatro tipos de elemento: dotación legal, protección personal, extralegal y activo retornable (carné, radio, llaves), conectados al inventario con variantes por talla y color.
✓Kits con versiones y vigencia para dotación legal, protección personal, extralegal, ingreso y retiro.
✓Asignación por especificidad: cliente, cargo y sede, hasta el kit por defecto. Un simulador muestra qué recibe cada empleado y por qué.
✓Política por empresa con versiones: tope en salarios mínimos, antigüedad mínima, protección desde el primer día, alertas y años de retención de actas.
✓Períodos legales del 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre creados solos cada año.

02 · Tallas

Tallas y portal del empleado

✓Perfil de tallas por tipo de prenda con historial: nunca se sobrescribe y queda quién lo registró.
✓Ficha de dotación en el empleado con tallas, entregas, pendientes, devoluciones, descuentos y certificado de entregas en PDF.
✓Portal «Mi dotación»: el empleado actualiza sus tallas, consulta su historial, firma actas, pide reposiciones y firma autorizaciones.
✓Importación desde Excel de tallas, catálogo y entregas históricas.

03 · Planear

Plan del período y compras

✓Plan automático: evalúa a todos los empleados contra la política del corte y deja el motivo de cada exclusión (salario, antigüedad, retiro, datos faltantes).
✓Tablero de cobertura con elegibles, cubiertos, pendientes por motivo, costo estimado y días para el corte, por sede, cliente y cargo.
✓Reservas por talla en la bodega de cada sede al confirmar el plan.
✓Demanda consolidada que genera la requisición, la orden de compra por proveedor o el traslado desde la bodega central.
✓Actualización diaria del plan con ingresos, traslados, retiros y cambios de talla, con alerta de baja cobertura cerca del corte.

04 · Entregar

Entrega con acta firmada

Empleada escaneando la etiqueta de un uniforme doblado junto a guantes, gafas y cascos naranja en estantes

✓Entrega por sede o por empleado, con salida del inventario al costo promedio y asiento contable automático.
✓Acta en PDF con la marca de la empresa, elementos, tallas, valor, base legal y texto de recibido.
✓Firma sin usuario: en pantalla o tableta, desde el portal o por enlace con código de verificación, con hora, IP, ubicación y foto opcional.
✓Archivo en Gestión Documental vinculado al empleado, con certificado de firma, retención y bloqueo legal.
✓Entregas parciales, cambios de talla y recordatorio de actas sin firmar.

05 · Costear

Reposiciones, retiros y costos

✓Reposición con aprobación: motivo y foto; si no es imputable, se entrega sin costo para el empleado.
✓Descuento solo con autorización firmada: préstamo de nómina con topes o cargo interno con cuotas si la nómina es externa.
✓Retiro con lista de retornables, integrada a la liquidación del contrato. La dotación legal nunca se descuenta.
✓Costos por período, sede, cliente y empleado, con centro de costo y cuentas configurables por tipo de elemento.
✓Refacturación: agrupa las entregas del período en un borrador de factura con anexo por empleado.

06 · Cumplir

Cumplimiento y control

✓Reporte de cumplimiento con entregas a tiempo, tarde, sin firma y pendientes, por sede y con enlace a cada acta. En Excel y PDF.
✓Protección personal: entregas, vencimientos de vida útil y próximas reposiciones por empleado.
✓Alertas y automatizaciones: período por vencer, cobertura baja, acta sin firmar y protección por vencer.
✓Copiloto: «¿cómo va la cobertura de diciembre?» o «¿qué ha recibido este empleado?».

07 · Integrar

Integración y condiciones

✓Datos personales protegidos (Ley 1581): permisos de ver, entregar, administrar y aprobar, con auditoría inmutable de entregas, firmas, devoluciones y descuentos.

Para quién

Para cualquier empresa que entrega dotación y elementos de protección.

Pensado para empresas de servicios, aseo, vigilancia, manufactura y personal temporal, donde la dotación se lleva en una hoja de cálculo, las tallas en un cuaderno y el acta en papel es la única prueba ante un inspector o un juez.

Empresas que llevan la dotación en una hoja de cálculo y las tallas en un cuaderno

Elegibilidad, tallas, compra y entrega quedan en un solo ciclo.

Perfil de tallas por empleado, actualizable desde su portal
Compre exactamente lo que falta
Costo por sede, cliente y empleado

Empresas donde el acta en papel es la única prueba ante un inspector o un juez

La evidencia queda firmada, archivada y lista para la inspección.

Actas firmadas electrónicamente y guardadas con retención de 20 años
Nunca se descuenta sin autorización firmada por el empleado
Reporte de cumplimiento en Excel y PDF

Comercial

Servicios y Contratos

Abastecimiento

Finanzas

Personas

Plataforma