Comercial · Ventas y facturación

Una factura que cuadra inventario, contabilidad y DIAN el mismo día.

En OpenBusiness la cotización, el pedido, la remisión, la factura electrónica y la nota corren sobre el mismo inventario, la misma contabilidad y la misma cartera. La factura hace de una vez la numeración, la salida de inventario, el costo de ventas, el asiento contable, el aviso al CRM y la transmisión a la DIAN: o se guarda todo o no se guarda nada. El día que se factura, el inventario, la contabilidad y la DIAN ya quedaron cuadrados.

Para cualquier empresa que cotiza, despacha y factura. Nació para las que cotizan en Excel, retranscriben pedidos, despachan sin saber qué se facturó y descubren a fin de mes consecutivos quemados, mercancía descontada dos veces y retenciones calculadas a ojo.

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Factura FE-2210 · ejemplo ilustrativo Una sola transacción

Al emitir	Estado
Cinco controles antes de numerarNumeración con resolución vigente	Aprobado
Trece validaciones DIANNIT, municipio DANE, unidades, tarifas, cuadre al centavo	13 / 13
Salida de inventario y costo de ventasPedido reservado · remisión descontada	Aplicado
Asiento contable y aviso al CRMEn la misma transacción	Aplicado
Transmisión a la DIANCola con reintentos crecientes	En cola

Subtotal5.025.210

IVA954.790

Total5.980.000

O se guarda todoo no se guarda nada

Equipo comercial revisando una factura electrónica en pantalla

Una sola transacción

El día que se factura, el inventario, la contabilidad y la DIAN ya quedaron cuadrados.

Numeración, salida de inventario, costo de ventas, asiento, aviso al CRM y transmisión a la DIAN: o se guarda todo o no se guarda nada.

Beneficios

Lo que cambia cuando vender, despachar y facturar son un solo documento.

01Ni un consecutivo quemado

Cinco controles antes de numerar y una sola transacción al emitir.

02Descuentos bajo control

Topes por lista de precios y aprobación del gerente desde el correo, sin entrar al sistema.

03Despachos parciales sin perder la cuenta

El pedido reserva, la remisión descuenta y la factura no vuelve a descontar.

04Retenciones exactas

Retefuente, reteIVA y reteICA por línea, con base mínima en UVT y tarifa vigente a la fecha.

05Menos rechazos de la DIAN

Trece validaciones antes de numerar y reintentos automáticos de transmisión.

06Soportes que viajan con la factura

Anexos con enlace rastreado y exigencia por cliente o contrato.

07Cobre mejor

Cartera por edades, espacio de trabajo por cliente y recibos que aplican a varias facturas.

Integración sin atajos

La API y la tienda en línea facturan por el mismo camino que la web.

De la cotización a la nota, sobre el mismo inventario, contabilidad y cartera.

Cada documento corre sobre los mismos datos; la factura cierra todo en una sola transacción.

Cotización

Borrador, emitida, aprobada o rechazada, convertida en pedido.

Pedido

Aparta el inventario; los productos compuestos se despiezan al convertir la cotización.

Remisión

Consume la reserva, con control de lote y serial por línea.

Factura electrónica DIAN

Numeración, inventario, costo de ventas, asiento, CRM y DIAN en una transacción.

Notas

Notas crédito y débito dentro de la familia fiscal completa.

01 · Cotizar

Cotizaciones con disciplina comercial

Persona revisando documentos comerciales

✓Ciclo completo: borrador, emitida, aprobada o rechazada, convertida en pedido; duplicar, anular y enviar por correo con seguimiento de apertura.
✓Listas de precios con jerarquía (cliente, segmento, por defecto), vigencias, precios por tercero, importación y ajuste masivo.
✓Descuento máximo por ítem y reglas por monto: si se exceden, la cotización entra en una cadena de aprobación de varios pasos con vencimiento y escalamiento.
✓Aprobación desde el celular por enlace firmado, y bandeja «Mis aprobaciones» con contador.
✓Propuesta firmada en un botón: documento desde plantilla y solicitud de firma electrónica para el cliente.
✓Margen antes de enviar para servicios, con semáforo de margen mínimo y objetivo (módulo de Rentabilidad).

02 · Despachar

Pedidos, remisiones y facturas que cuadran

✓Reservas: el pedido aparta el inventario, la remisión lo consume y la reserva se libera sola si el pedido se cierra o se anula.
✓Remisión con control: pendiente por línea, bodega de origen, lote y serial, bloqueo de lotes vencidos y cierre automático del pedido.
✓Productos compuestos que se despiezan al convertir la cotización en pedido.
✓Editor de líneas único para los cuatro documentos, con totales recalculados en el servidor e IVA e impuesto al consumo separados.
✓Emisión en una transacción: numeración, inventario, costo de ventas, asiento, CRM, avisos a otros sistemas y DIAN.

03 · Facturar

Facturación electrónica DIAN

✓Pre-validación con trece reglas: NIT y dígito de verificación, adquirente, municipio DANE, unidades DIAN, resolución vigente, tarifas y cuadre al centavo.
✓Cola de transmisión con reintentos crecientes, separación entre rechazos y fallas transitorias, y alerta por racha de errores.
✓Panel DIAN por factura con estado, XML, respuesta y reintento.
✓Familia fiscal completa: notas crédito y débito, resoluciones para ocho tipos de documento, documento soporte y nómina electrónica.

04 · Soportar

Anexos de factura

✓Pestaña de anexos por factura: relación de usuarios, informe, acta, soporte u orden de servicio, desde el computador o desde Gestión Documental.
✓Envío protegido: el correo lleva el PDF y un enlace rastreado por anexo; los internos nunca salen.
✓Exigencia por cliente, contrato o tipo de factura, con reportes y paquete de auditoría por rango de fechas.

05 · Cobrar

Cartera, comisiones y recurrencia

✓Cartera por edades con indicadores, filtros compartibles por enlace y espacio de trabajo por cliente con estado de cuenta y gestiones.
✓Recibos de caja que aplican a varias facturas, generan el movimiento bancario y contabilizan en una transacción.
✓Comisiones sobre lo facturado o lo recaudado, como cuenta por pagar o como novedad de nómina.
✓Facturación recurrente semanal, quincenal, mensual o anual, que respeta la fecha programada y deja visibles los intentos fallidos.
✓Contratos con clientes que generan su plan de facturación con reajuste por IPC, salario mínimo o UVT.

06 · Integrar

Integración y condiciones

✓API pública y avisos salientes firmados (factura emitida, pago recibido, pedido creado, remisión emitida) dentro de la misma transacción.

Para quién

Para cualquier empresa que cotiza, despacha y factura.

Pensado para empresas que cotizan en Excel, retranscriben pedidos, despachan sin saber qué se facturó y descubren a fin de mes consecutivos quemados, mercancía descontada dos veces y retenciones calculadas a ojo.

Empresas que cotizan en Excel y retranscriben pedidos

El mismo documento recorre cotización, pedido, remisión y factura sin volver a digitarse.

Cotizaciones con aprobación de descuentos
Pedidos que reservan inventario
Remisiones parciales sin perder la cuenta

Empresas que descubren errores a fin de mes

Consecutivos quemados, mercancía descontada dos veces y retenciones calculadas a ojo dejan de aparecer en el cierre.

Cinco controles antes de numerar
Retenciones por línea con base en UVT
Trece validaciones DIAN antes de numerar

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