Servicios y Contratos · Gestión de contratos

Un contrato vivo, firmado y auditable.

En OpenBusiness un contrato no es un PDF en una carpeta: es un registro vivo, versionado, firmado y auditable, integrado con la facturación electrónica DIAN, la contabilidad, las compras, los documentos y las alertas. Ventas, compras, contabilidad, jurídica y soporte consultan la misma información, y la contraparte participa desde su propio portal.

Para cualquier empresa que vende, compra o contrata con entidades públicas. Nació para las que cubren los contratos en los que usted vende, los contratos en los que compra y los que celebra con entidades públicas, con las reglas colombianas incorporadas como datos y validaciones, no como texto.

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Contrato de prestación de servicios · ejemplo ilustrativo Un solo lugar para cada contrato

Alerta	Estado
Vencimiento90, 60 y 30 días, configurable	En 30 días
Fecha límite de preavisoUna alerta por evento	Programada
PólizaAmparos y vigencias	Vigente
Reajuste por IPCEl sistema propone, un responsable aprueba	Atrasado

Pactado120.000.000

Facturado80.000.000

Cobrado65.000.000

Alertas por correo, en la plataformay por WhatsApp

Tres personas revisando un contrato impreso, una tablet y un portátil alrededor de una mesa de reuniones

Un registro vivo

Ventas, compras, contabilidad, jurídica y soporte consultan la misma información.

Versionado, firmado y auditable, y la contraparte participa desde su propio portal.

Beneficios

Lo que cambia cuando el contrato deja de ser un PDF en una carpeta.

01Nunca más un vencimiento sorpresa

Alertas por correo, en la plataforma y por WhatsApp antes de cada vencimiento, preaviso, póliza o reajuste.

02Facture exactamente lo pactado

El contrato genera las facturas en la fecha prevista y muestra pactado, facturado y cobrado.

03Reajustes a tiempo

IPC, salario mínimo o UVT calculados en la fecha pactada, con aprobación humana y trazabilidad.

04Controle a sus proveedores

Ninguna factura de compra excede el contrato sin aprobación explícita.

05Siempre el texto vigente

Cada otrosí queda en un historial; el contrato actualizado y el valor acumulado están a un clic.

06Firme en minutos con validez legal

Firma electrónica según la Ley 527 y firma digital certificada cuando se requiere.

07Contratos públicos bajo control

Topes de adición, garantías, liquidación y paquete mensual para SECOP II.

08Evidencia lista para cualquier auditoría

El expediente completo, con índice, en un solo archivo.

Sin cobro por usuario ni por contraparte

01 · Registrar

Un solo lugar para cada contrato

✓Ficha completa: contraparte, objeto, tipo (marco, suministro, prestación de servicios, arrendamiento comercial, agencia, obra, licencia, confidencialidad, orden bajo marco, consorcio), fechas, plazo o indefinido, valor fijo, estimado o indeterminado, COP o USD con regla de TRM, responsable y centro de costo.
✓Consorcios y uniones temporales con porcentaje de participación, representantes y firmantes.
✓Expediente documental versionado: contrato, otrosíes, actas, informes, pólizas, pagarés, paz y salvo y certificaciones, con quién subió qué y cuándo. Descargable como ZIP con índice.
✓Ciclo de vida explícito: borrador, revisión, aprobación, firma, activo, por vencer, renovado, terminado o liquidado, con bitácora de cada cambio.
✓Visión 360: desde la ficha del cliente o proveedor, sus contratos junto a facturas, cartera y tickets.
✓Arranque con su historia: importe su matriz de contratos desde Excel, con los PDF.

02 · Firmar

Redacción, aprobación y firma

Mujer firmando en una tablet con lápiz junto a un contrato impreso sobre la mesa

✓Plantillas colombianas (marco, suministro, prestación de servicios, arrendamiento comercial, NDA, orden de servicio, otrosí, actas, ANS) y biblioteca de cláusulas (reajuste, preaviso, cláusula penal, mora, confidencialidad, datos personales, anticorrupción, garantías, controversias).
✓Generación automática del contrato con los datos ya cargados; también desde una cotización aceptada u oportunidad ganada.
✓Versiones comparadas lado a lado y comentarios por versión.
✓Aprobación interna por tipo, valor o desviación de la plantilla, con escalamiento.
✓Firma electrónica conforme a la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012: consentimiento previo, código de verificación, sello de integridad y certificado descargable. Firma digital certificada con Certicámara para entidades públicas o cuando la contraparte la exige.
✓Portal de contraparte sin usuario ni licencia: consulta documentos, firma y envía contrapropuestas.
✓Otrosíes como historial: adición, prórroga, suspensión, cesión o cambio de precio, cada uno con documento, aprobación y firma. Un contrato activo solo cambia por otrosí o reajuste aprobado.

03 · Renovar

Vencimientos, renovaciones y alertas

✓Alertas oportunas por correo, en la plataforma y por WhatsApp: vencimiento (90, 60 y 30 días, configurable), fecha límite de preaviso, pólizas, reajustes, obligaciones, hitos sin facturar y liquidaciones. Sin ruido: una alerta por evento, con recordatorio si sigue abierta.
✓Prórroga según cada contrato: solo avisar, dejar el otrosí listo para su decisión, o aplicarla y comunicarla automáticamente.
✓Renovación asistida: contrato nuevo prellenado con líneas, precio reajustado y documentos, enlazado al anterior.
✓Terminación con lista de cierre: paz y salvo, obligaciones abiertas y retenciones por liberar.
✓Reglas legales por tipo: desahucio a seis meses en arrendamiento comercial, requisitos de agencia comercial con estimador de cesantía, preaviso razonable en suministro.
✓Calendario y panel «vencen en 30/60/90 días».

04 · Facturar

La facturación sale del contrato

✓Plan de facturación mensual, por hitos, por consumo o mixto. Las facturas se generan en la fecha prevista, en borrador o emitidas, con la orden de compra y el número de contrato del cliente en la factura electrónica DIAN.
✓Reajuste de precios por IPC, salario mínimo, UVT o porcentaje fijo: el sistema propone, un responsable aprueba y queda formalizado con otrosí o comunicación, según el contrato.
✓Anticipos amortizados automáticamente en cada factura.
✓Retención en garantía registrada por factura, contabilizada y liberada al cierre.
✓Anexos exigidos (relación de usuarios, informe, acta) validados antes de emitir.
✓Panel financiero: pactado, facturado y cobrado, pendiente por facturar mes a mes, retenciones, anticipos, próximo hito y próximo reajuste. Con el módulo de Rentabilidad, también costo real y margen.

05 · Contratar

Proveedores y entidades públicas

✓Con sus proveedores. Consumo contra el valor pactado: una factura de compra que excede el contrato no se causa sin aprobación.
✓Órdenes de compra y facturas enlazadas, con perfil de retenciones (retefuente, reteIVA, ICA) por contrato y documento soporte automático para no obligados a facturar.
✓Pólizas y garantías con amparos, vigencias y alertas; retención en garantía aplicada en los pagos.
✓Plazos justos: advertencia si el pago supera 45 días. Los compromisos alimentan el flujo de caja proyectado.
✓Con entidades públicas. Datos del proceso SECOP II: modalidad, entidad, supervisor, acta de inicio, plazo y anticipo.
✓Tope de adiciones del 50 % en salarios mínimos y garantía única vigente hasta la liquidación.
✓Paquete mensual de pago con lista de verificación y exportación lista para SECOP II.
✓Liquidación con fechas límite calculadas y alertadas, certificaciones de experiencia archivadas y recordatorio del RUP.

06 · Cumplir

Obligaciones, ANS y debida diligencia

✓Obligaciones y entregables con responsable, fecha, recurrencia y evidencia; tablero «mis obligaciones» para cada persona.
✓Acuerdos de nivel de servicio medidos cada mes, a mano, por archivo o desde la mesa de ayuda. La penalidad o descuento se calcula y se aplica con aprobación.
✓Informe mensual de cumplimiento en PDF para respaldar cada cobro.
✓Debida diligencia SAGRILAFT: formulario de vinculación, beneficiarios finales, listas restrictivas, nivel de riesgo y próxima revisión. Opcionalmente, ningún contrato se activa con una contraparte sin verificar.
✓Datos personales: autorización de tratamiento (Ley 1581) para contrapartes personas naturales.

07 · Analizar

Inteligencia artificial, reportes e integración

✓Lectura de contratos con IA: al cargar un PDF de la contraparte, OpenBusiness extrae partes, fechas, valor, prórroga, preaviso, cláusula penal y garantías, mostrando el párrafo de origen de cada dato. Usted confirma o corrige.
✓Revisión contra su política: señala intereses por encima de la usura, preavisos cortos, falta de cláusula de datos o pólizas que no cubren el plazo, citando la cláusula. Nunca modifica el texto.
✓Asistente conversacional para preguntar por su portafolio en lenguaje natural.
✓Señales de riesgo por contrato: sin documento, sin responsable, póliza vencida, verificación pendiente, reajuste atrasado.
✓Reportes de portafolio, vencimientos, pendiente por facturar, garantías, reajustes, obligaciones, liquidaciones y tiempo hasta la firma; exportables y programables por correo.
✓Integrado de fábrica con facturación, contabilidad, compras, cartera, mesa de ayuda y documentos, más API y webhooks.

Para quién

Para cualquier empresa que vende, compra o contrata con el Estado.

Cubre los contratos en los que usted vende, los contratos en los que compra y los que celebra con entidades públicas, con las reglas colombianas incorporadas como datos y validaciones, no como texto.

Contratos en los que usted vende

El contrato genera las facturas en la fecha prevista y muestra pactado, facturado y cobrado.

Plan de facturación mensual, por hitos, por consumo o mixto
Reajuste de precios por IPC, salario mínimo, UVT o porcentaje fijo
Anticipos amortizados automáticamente en cada factura

Contratos en los que usted compra

Ninguna factura de compra excede el contrato sin aprobación explícita.

Consumo contra el valor pactado
Pólizas y garantías con amparos, vigencias y alertas
Plazos justos: advertencia si el pago supera 45 días

Contratos con entidades públicas

Topes de adición, garantías, liquidación y paquete mensual para SECOP II.

Datos del proceso SECOP II: modalidad, entidad, supervisor, acta de inicio, plazo y anticipo
Tope de adiciones del 50 % en salarios mínimos
Liquidación con fechas límite calculadas y alertadas

Comercial

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Abastecimiento

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Plataforma